厚生労働省が平成29年（2017年）1月20日に策定した 「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」 では、企業が「従業員が実際に何時から何時まで働いたのか」を正確に把握するための基本的な考え方と、具体的な管理方法を示しています。
1．このガイドラインの目的
労働時間を自己申告だけで管理している場合などに、実際の労働時間より短く申告され、長時間労働や残業代の未払いが生じることがあります。そのため、使用者には労働時間を適正に把握・管理する責務があることを明確にし、具体的な管理方法を示したものです。
原則として、労働基準法の労働時間規制が適用されるすべての事業場が対象です。管理監督者やみなし労働時間制の適用者などはガイドラインの直接の対象外となる場合がありますが、その場合でも健康確保のための労働時間管理は必要とされています。
2．そもそも「労働時間」とは何か
重要なのは、就業規則にどう書いているかだけで判断するのではなく、
「使用者の指揮命令下に置かれている時間かどうか」
によって客観的に判断するという点です。
例えば、次の時間は労働時間となる可能性があります。
- 会社から義務づけられた制服等への着替え
- 業務終了後に行う清掃や後片付け
- すぐに仕事に取りかかれるよう待機している「手待時間」
- 参加が義務づけられた研修・教育訓練
- 会社の指示による業務上必要な学習
したがって、単純に「タイムカードを押した時間だけ」で判断すればよいわけではありません。
3．始業・終業時刻は客観的な方法で把握するのが原則
会社は、従業員について労働日ごとの始業時刻と終業時刻を確認し、記録する必要があります。単に「今日は8時間働いた」と記録するだけではなく、何時から何時まで働いたのかを把握することが基本です。
原則的な方法は次の2つです。
- 使用者や管理者が直接確認する
- タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎として確認する
つまり、自己申告よりも、タイムカードや勤怠システム、PCログなどの客観的な記録による管理が基本とされています。
4．自己申告制を採用する場合はとくに注意が必要
このガイドラインで特に詳しく説明されているのが、自己申告による勤怠管理です。
やむを得ず自己申告制を採用する場合には、会社は従業員と管理者に対して、正しい申告方法を十分に説明しなければなりません。
また、自己申告した退勤時刻：18時、PCの終了時刻：20時というように大きな差がある場合には、そのまま「18時退勤」と処理するのではなく、実態を調査し、必要であれば労働時間を修正する必要があります。
5．「残業は○時間までしか申告できない」は問題になる
会社が、「残業は月20時間までしか申請できない」「残業申請は事前承認された時間だけ」「36協定を超える時間は入力しない」といった運用を行い、実際に働いた時間を申告できないようにすることは禁止されています。
36協定の上限を守ることと、実際の労働時間を正確に記録することは別問題です。36協定を超えて働いてしまった場合に、勤怠記録のほうを短くして帳尻を合わせることは認められません。
6．「自主的な残業」「自主勉強」と書けばよいか？
自己申告上、「休憩していました」「自主的に勉強していました」となっていても、実態として会社の指示によって仕事をしていたのであれば、労働時間として扱う必要があります。名称や本人の申告だけでなく、実際に使用者の指揮命令下にあったかが判断基準となります。
7．賃金台帳にも正確な労働時間を記録する
賃金台帳には、従業員ごとに、
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外労働時間数
- 休日労働時間数
- 深夜労働時間数
などを正確に記録する必要があります。故意に虚偽の労働時間数を記載した場合などには、罰則の対象となることも示されています。
8．事業主として確認しておきたいポイント
この資料から事業主において、次の5点が重要です。
① 始業・終業時刻を毎日記録する
「1日8時間」ではなく、何時から何時まで働いたかを記録します。
② 客観的な記録を基本とする
タイムカード、ICカード、勤怠システム、PCログ等を活用します。
③ タイムカードと実態のズレを放置しない
退勤打刻後に仕事をしている状態などがないか確認します。
④ 自己申告の上限を設定しない
「残業は月○時間までしか申請できない」という運用で実態を隠してはいけません。
⑤ 研修・清掃・準備・後片付けも確認する
「通常業務ではないから労働時間ではない」と一律に判断しないことが重要です。
