会社を設立したときや、初めて従業員を雇って社会保険に加入するときは、新規適用届を提出します。
ただし、日本年金機構から事業所整理記号・事業所番号が払い出されるまでには一定の期間がかかります。その間に入社した従業員の資格取得届や被扶養者異動届を電子申請したくても、記号・番号が決まっていないため、どう入力すればよいか迷う方も多いのではないでしょうか。
日本年金機構のQ&Aで、この期間の入力方法が示されていますのでご紹介します。
■払出し前でも電子申請は可能です
新規適用届の提出後、事業所整理記号・番号が通知されるまでの間でも、e-Govによる電子申請で資格取得届や被扶養者異動届等を提出できます。その際は、あらかじめ決められた「仮の記号・番号」を入力します。入力方法は申請形式によって異なり、次の2つに分かれます。
- e-Govアプリケーションでの直接入力などの単票形式（事業主・社会保険労務士向け）
- CSVファイル添付方式（社会保険労務士向け）
■単票形式の場合の入力方法
単票形式で申請する場合は、次のとおり入力します。
- 都道府県コード：事業所所在地の都道府県コード（数字）
- 郡市区符号：「00」
- 事業所記号：「Z」
- 事業所番号：「99999」
たとえば岡山の事業所であれば、都道府県コードは「59」です。都道府県コードは日本年金機構の「都道府県コード一覧」で確認できます。一般的な都道府県の番号とは異なるため、必ず一覧で確認しましょう。
■CSVファイル添付方式の場合の入力方法
CSVファイル添付方式では、郡市区符号の扱いが単票形式と異なります。
- 都道府県コード：事業所所在地の都道府県コード（数字）
- 郡市区符号：都道府県コードと同じ数字
- 事業所記号：「Z」
- 事業所番号：「99999」
東京都の例では、郡市区符号も「21」となります。あわせて、媒体管理レコードに社会保険労務士登録番号を設定し、媒体通番と作成年月日の組み合わせが重複しないよう注意が必要です。なお、新規適用届の処理が完了した後は、適用通知書に記載された正式な事業所整理記号・番号を入力して申請します。
【まとめ】
- 新規適用届の提出後、事業所整理記号・番号の払出し前でも、仮の記号・番号を入力すれば電子申請ができる
- 単票形式では、郡市区符号「00」、事業所記号「Z」、事業所番号「99999」を入力する
- CSVファイル添付方式では、郡市区符号に都道府県コードと同じ数字を入力し、社会保険労務士登録番号の設定等にも注意する
新規適用の直後は、従業員の入社手続きが重なりがちです。申請形式ごとの入力方法の違いと都道府県コードを事前に確認し、適用通知書が届いたら正式な記号・番号に切り替えて申請しましょう。
