面接300人超の社労士が教える、失敗しない採用面接⑥

第5章：採用は“仕組み”で強くなる
――「やりっぱなし」から「振り返って改善する」へ

「採用って、やってみないと分からないですよね」

「うまくいったのか、いかなかったのか、正直よく分からない…」

これは、採用活動を終えたあとに多くの中小企業が感じる“モヤモヤ”です。
でも、実はこの「振り返り」こそが、次の採用を成功させる最大のカギなのです。

採用は、1回きりのイベントではありません。

会社が成長し続ける限り、採用は何度も繰り返される“経営活動”です。
だからこそ、毎回の採用を「やりっぱなし」にせず、仕組みとして改善していくことが大切です。

この章では、採用活動を「振り返り→改善」するための考え方と、実際の進め方をご紹介します。

●採用にも「PDCA」を回す

「PDCA」とは、Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（振り返り）→ Act（改善）のサイクルのこと。
製造業や営業活動ではよく使われる考え方ですが、実は採用活動にもピッタリ当てはまります。

たとえば――

このように、採用活動を“仕組み”として捉えることで、毎回の精度が上がっていくのです。

多くの会社がいきなり「Do（実行）」から始めています。
そのため「採用活動」ではなく、行き当たりばったりの「採用行動」となっています。

採用行動から始めると、「どの求人媒体がよいか」に焦点が行きがちです。
求人媒体は手段であり、どの媒体がよいかを見極めることが目的（ゴール）ではありません。

採用行動から始めることは、夕食のご飯を何にするのかを決めずに、買い物に行くようなものです。

「いい食材だと思い購入したら、その食材は違うスーパーの方が鮮度がよかった」

いい食材を探すことが目的ではなく、夕食のご飯に沿った食材を探し、そのためにどこのスーパーが適当かを考え、行動すること。
行き当たりばったりの「採用行動」では、ムダが増えてしまいます。

採用の「目的（ゴール）」は何かをしっかり持っておくことは基本中の基本になります。
「手段」と「目的」が逆転してしまわないよう、採用活動（PDCA）は「Plan（計画）」から始めると、まず意識してください。

●採用活動の「記録」を残す

振り返りをするには、まず「記録」が必要です。
たとえば、以下のような情報を簡単にメモしておくだけでも、次回に大きく役立ちます。

これらを「採用活動記録シート」として残しておくと、次回の採用時に「前回はどうだったか？」をすぐに確認できます。

【実例】採用のPDCAを意識し採用力がアップした製造業A社

ある製造業のA社では、以前は「とりあえず求人を出して、来た人を面接して決める」という採用スタイルでした。
その結果、入社後すぐに辞めてしまう人が続出。

「うちは人が定着しない会社なんだ」と諦めかけていました。

しかし、採用活動を「仕組み」として見直すことに。

求人票の内容を求職者目線で書き直し、面接では質問集を使って評価を統一。
採用後は育成スケジュールを整え、1ヶ月・3ヶ月の定着面談も実施。

さらに、採用活動のたびに「何がうまくいったか／いかなかったか」を記録し、次回に活かすようにしました。

その結果――

応募数は以前よりも増え、定着率も改善していきつつあります。

●採用は「一発勝負」ではなく「積み重ね」

採用は、運やタイミングに左右される部分もあります。
でも、それだけに頼っていては、いつまでも「採れるときもあれば、採れないときもある」という不安定な状態が続いてしまいます。

だからこそ、採用を“仕組み”として積み重ねていくことが大切なのです。

繰り返しになりますが、「第1章　採用は“戦略”で決まる」でお伝えしたとおり、採用においてはまず、自社独自の基準やペルソナを設定し、理想の人材をどのように採用するか、これがすべてです。

そのために、今回、ご紹介した採用のPDCAを回すようにしてください。
このような小さな改善の積み重ねが、やがて「採用力のある会社」へとつながっていくはずです。

《まとめ》

次章では、採用活動を「会社の魅力づくり」として捉える視点をご紹介します。

「うちの会社に来たい」と思ってもらうために、どんな工夫ができるのか――
中小企業でもできる「選ばれる会社」になるためのヒントをお届けします。