番外編「マイナンバーで必要な規程」20150901

番外編「マイナンバーで必要な規程」

【マイナンバー社内管理制度構築で必要な規程】
①「基本方針」を定める
・従業員100人以下の中小規模事業者も定めること
・基本方針は届出や外部に公表する必要はない
・基本方針の内容は自由。ガイドラインを参考に

②「取扱規程」を作成する
・従業員100超の企業は作成が必須
・フローチャートを入れるなどして工夫する
・従業員100人以下でも作成することが望ましい

③「就業規則」を変更する
・採用時の提出書類に個人番号を追加する
・個人番号の提出に協力することを記載する
・服務規定で個人番号の取り扱い注意を喚起する
・個人番号を漏えいした場合の懲戒処分を記載する

【解 説】
来年から運用される「マイナンバー(個人番号)」の準備はされていますでしょうか?
いよいよ、来月10月から随時、マイナンバーが送付されてきます。
まずは、従業員さんにマイナンバーを受け取れる状態にしておいていただくことが必要です。
マイナンバーは、住民票のある住所へ届きますので、現住所と住民票住所を一致させること、
住民票が実家にある一人暮らしの学生さんは代わりに受け取る対応が必要でしょう。
また、ガイドラインにマイナンバーを扱う部屋には、
「人の入退室にあたってICカードやナンバーキーを取り入れた設備が必要になる」とあるため
会社の建物改修等が必要と思われるかもしれませんが、あくまでガイドラインのため、
とくに従業員100人以下の中小規模事業者はそのとおりにする必要はありません。