各種規程編「マイナンバー取扱フロー」20151101

各種規程編「マイナンバー取扱フロー」

【マイナンバーを社員から受け取ってはいけない】
マイナンバーを従業員さんから受け取る前にしておくべきことがあります。
それは「安全管理」です。
適切な「安全管理」を講ずる前に、マイナンバーを収集(取得)すると、なりすましや漏えい事故につながることがあります。
【安全管理の方法】
安全管理を考えるとき、「マイナンバー取扱のフローとリスク」を考えてみるとイメージしやすいでしょう。
(※は、考えうるリスクです)
①取得…従業員から預かる ※提供の拒否
②保管…番号の保管    ※鍵のかけ忘れ
③利用…番号を使って書類作成 ※机へ放置
④提供…行政官庁への提出 ※移動中の紛失
⑤廃棄…不要な番号を廃棄 ※廃棄忘れ

【解 説】
10月下旬から随時、マイナンバー(12ケタの個人番号)の発送が開始されました。
また、同月、マイナンバーを取り扱ううえで、実務上、2つの重要な発表がありました。
① 本人へ交付する源泉徴収票や支払調書へ番号は記載しなくてもよい
 本人へ交付する源泉徴収票にマイナンバーを記載する必要がなくなったことで、印刷後の管理が不要に。
 ただし、帳票そのものは個人情報になるため取扱いは今までどおり厳重にすること。
② 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載をすることで、
 個人番号の記載に代えることができる
 扶養控除等異動申告書の安全管理措置が不要となったため、
 安全管理措置をとるべき対象物が減り事務負担が軽減することになります。